Como conquistar novos clientes?

Imaginando que o seu escritório já esteja organizado, que cada um saiba a sua função (e também a do outro - falarei mais detalhadamente sobre isso em outro post) e que você já esta pronto para captar novos clientes. A pergunta é, onde estão estão esses clientes? Por onde eu começo?

Então vamos lá, para chegarmos nessa resposta precisamos fazer uma auto-avaliação e responder algumas questões:

1) Quem é responsável por conquistar novos clientes no escritório? Há algum incentivo para que a equipe faça essa captação?
Se o foco do escritório é o crescimento, isso deve estar claro para todos os integrantes do escritório. Falar a mesma lingua é essencial para que todos possam ir em busca do mesmo objetivo.

2) Quem é o cliente que você deseja conquistar?

Já falei sobre a importância do plano de negócios anteriormente, mas além disso, para conquistar novos clientes é preciso estar atento às mudanças do mundo. E, estar atento às essas mudanças reflete em estudar novas possibilidades de atuação, ou ampliação do mercado que já atua. Quanto tempo do seu dia você dedica para pensar em novas oportunidades? Quantas vezes estudou o perfil do cliente que deseja atender e traçou metas para alcançar esse objetivo?

3) Como anda o seu relacionamento interpessoal?

Eu costumo dizer que o seu futuro cliente pode ser o seu vizinho, aquele que pega o mesmo elevador que você todos os dias mas que não sabe o que você faz. As oportunidades estão ai, a todo momento, em todos os lugares. Pense nisso! Avalie o meio em que vive e questione quantas pessoas conhecem o serviço que você oferece? Mas faça tudo com direcionamento, pois sem ele as coisas se perdem e as oportunidades passam...

4) Você conhece/participa dos grupos de discussão e associações ligadas à sua área?

Essa pergunta reflete se o advogado está efetivamente fazendo parte do seu mundo, ou se está vendo o mundo (e as oportunidades) passarem pela janela do escritório. Quem quer novos clientes tem que ser visto para ser lembrado!

5) Você sabe abordar seu futuro cliente de forma assertiva?
Muitos contratos são perdidos porque quando a oportunidade aparece, o sócio do escritório (ou a pessoa responsável pela prospecção de clientes) não esta preparado para "vender o seu serviço". Além de seguir as normas e diretrizes da OAB, uma comunicação assertiva é essencial nesse momento.

Existem muitas formas de conquistar novos clientes, principalmente quando fazemos um bom trabalho, mas para termos um resultado eficaz é imprescindível que haja definicão de estratégia, direcionamento e comunicação assertiva!

Boa sorte!

Analisando os Softwares Jurídicos do mercado - Parte 2: PERCEPTTOOLS

Dando continuidade à análise dos softwares, hoje vamos falar sobre o Percepttools.

Há algum tempo atrás, falei sobre ele aqui. Nessa oportunidade,  eu disse que o software prometia ser algo diferenciado no mercado, mas também que não sabia se ele fazia exatamente tudo que prometia. Então, entrei em contato com a equipe do comercial e tirei todas as minhas dúvidas. Vamos à análise:

O Percepttools é um produto da Perceptvision desenvolvido para advogados e 100% trabalhado na Web. O sistema atende escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os tamanhos.

Se você administra um grande número de processos e isso é um dificultador na obtenção de novos softwares, o Perceptools foi feito para você, pois ele é uma solução de automação e gerenciamento de informações e pode ser utilizado para agregar valor ao software que você já possui.

Para esclarecer melhor o que o sistema faz, pense quanto tempo uma pessoa gasta para cadastrar manualmente os dados de um processo. E se isso tudo pudesse ser automatizado? E se você reduzisse o risco de erros na alimentação dos processos? Já pensou em quanto o escritório ou departamento jurídico pode economizar?

A grande maioria dos escritórios passa pelo mesmo problema. Como conseguir pessoas que estejam dispostas a alimentar o sistema corretamente e dentro de um prazo razoável? 

Eu sempre digo que para elaborar um bom relatório, extrair informações para clientes e futuros clientes (marketing jurídico) é necessário que a informação esteja cadastrada e para fazer esse cadastro o escritório precisa contratar pessoas aptas. Esse é o grande dilema dos escritórios de contencioso de massa! Alimentar sistemas não é algo que os advogados e estagiários gostem/queiram fazer e é um dos "grandes vilões" da área motivacional do escritório.

A solução oferecida pela Perceptvision acaba com esse mito e automatiza o cadastro no sistema do escritório e do cliente. Isso mesmo, também fiquei impressionada quando vi que eles podem simplesmente automatizar a alimentação do sistema do cliente. 

Destaque

• Robôs de automatização

Sabe toda aquela exigência feita pelos clientes de alimentação de sistema? O custo e o trabalho que o escritório possui de alimentar seu próprio sistema e ainda alimentar o do cliente? Os Robôs fazem exatamente esse papel! Não é o máximo?

Você define as regras de alimentação (tipos de andamentos e prazos) e, o robô fará o restante por você.

Por óbvio que para tudo funcionar da forma como é proposto, o escritório deve dedicar um profissional na implantação dessa solução. 

Repito o que eu disse anteriormente, gerenciar processos não é gerenciar o escritório! É imprescindível que o sócio ou gerente da área participe da implantação do sistema, seja ele qual for, pois qualquer definição errada pode causar um grande problema no futuro e o escritório pode deixar de colher os frutos que deseja.

Ao meu ver, os maiores ganhos com a utilização dessa solução são:

1. Redução de custos 
2. Redução de erros 
3. Aumento na produtividade
4. Aumento na qualidade das peças elaboradas
5. e, consequentemente, maior ganho com o marketing do escritório!

• Gerador de Prazos e Providências

Outro destaque é o gerador de prazos. Ele não é uma simples agenda de marcar prazos. O grande diferencial é que eles utilizam uma ferramenta que lê as intimações, analisa seu conteúdo e classifica o tipo de prazo.

O sistema também foi desenvolvido para montar a lista de tarefas dos advogados, lançando todos os prazos cabíveis e providências, inclusive administrativas.

• Gerador de documentos

Esse é outro destaque importante. O gerador de documentos monta peças e petições que já tenham modelo padrão de forma automática, entre outras coisas que facilitam e muito, a vida do advogado.

Acho que consegui, de forma geral e resumida, explicar pra vocês tudo que o percepttools oferece para seus clientes e, concluo que, respondendo à minha própria pergunta do outro post, sim, a solução oferecida pelo Percepttools faz tudo o que promete, e não é um sonho, é a tecnologia avançando no mundo jurídico!

Contato

A Perceptvision fica em Florianópolis mas atende clientes em todo Brasil. Possui uma equipe altamente preparada para indicar as melhores soluções para o escritório, além de possuir um excelente atendimento.

Telefone: (48) 3025-4343
E-mail: contato@perceptvision.com.br
Website: http://www.perceptvision.com.br

Você já conhecia o Percepttools? Conte-nos sua experiência!

No próximo post falaremos sobre o Integra.

Até mais!

Analisando os Softwares Jurídicos do mercado - Parte 1: CP-PRO

E como prometido, vamos falar sobre alguns softwares jurídicos disponíveis no mercado.

A escolha do software jurídico influencia diretamente no tipo de administração do escritório, condução de processos e Marketing jurídico que o escritório deseja.

Inicialmente, os softwares eram criados, em sua grande maioria, para gerenciar a agenda e o conteúdo dos processos. Hoje, com a mudança no perfil dos clientes, muitos softwares se adaptaram e são verdadeiros gerenciadores de processos, porém, não conseguem substituir a figura de um coordenador, logo, nem pense em substituir o seu gerente/coordenador pelo software! 

Gerenciar processos não é gerenciar o escritório! 

Escolhi 3 softwares para debater aqui com vocês, são eles: CP-Pro, Perceptools (já falei deles aqui) e Integra.

Vamos começar falando do CP-PRO.

O CP-Pro é um sistema modular e atende escritórios de advocacia de todos os portes. O sistema evoluiu muito nos últimos anos e hoje proporciona muitas facilidades para os escritórios. 

Além das tradicionais ferramentas de agenda e acompanhamento de processos, o CP-Pro possui os módulos:

• Contratos
• Serviços extraprocessuais
• Marcas e Patentes
• Time Sheet
• GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
• Relatórios
• Auditoria

O módulo Financeiro merece ser comentado a parte. Esse é um módulo que no inicio gera muito trabalho, pois é necessário cadastrar as informações de todos os contratos e escrever todas as regras do mesmo, mas o resultado é muito valioso e gera informações importantíssimas para o sócio do escritório, por isso não deixe de utilizá-lo! Você sabe qual é o seu contrato mais rentável?? Onde precisa investir mais? O Financeiro tem essa resposta para você!

Obs: Importante ressaltar que o CP-Pro permite que o administrador do sistema defina que tipo de acesso cada usuário tem, portanto, não tenha medo de usar essa ferramenta dos Deuses com receio de que outras pessoas acessem o seu financeiro. Isso, quem define é você!

A nova versão também contempla um módulo de BI (Business Inteligence), que é capaz de gerar gráficos super interessantes para o escritório.

Fonte: http://tecnologia.novaprolink.com.br/3/produtos/249/cp-pro

Destaque

• REX

O CP-Pro possui uma ferramenta chamada "REX" que permite o monitoramento das publicações dos processos cadastrados e o recebimento das informações por e-mail. Essa ferramenta é ótima para controlar os prazos, pois é uma segurança a mais e pode substituir os famosos "recortes" do Diário oficial.

Busquei no site da Novaprolink algumas informações a mais sobre essa ferramenta:

"Para proporcionar segurança das informações, a Novaprolink desenvolveu várias ferramentas que fazem uma minuciosa auditoria em todos os estágios de captura e processamento de um Diário. 

Além disso, com o tratamento dado a estes estágios, grande parte dos Diários origina duas bases de pesquisa para o Rex: uma Base de Recortes e outra de Páginas, de forma que são realizadas duas pesquisas simultaneamente para cada monitoramento. Essa tecnologia de pesquisa redundante possibilita aumentar a eficácia na localização das ocorrências.  O Rex permite ainda uma pesquisa complementar por pessoas, ou seja, será feita uma pesquisa referente ao processo e outra referente ao advogado ou partes, os resultados serão comparados para informar a você se ainda existem ocorrências para o advogado/partes que não estão associadas aos processos cadastrados."

• Mobile

Também é possível ter acesso aos processos pelo seu Iphone e Ipad. Chega de carregar peso com ínumeras pastas!  Uma pena que essa versão só esteja disponível para quem tem Iphone. Pessoas que usam Android, como eu, ficam de fora dessa novidade!

Contato

O Grupo Four é representante autorizado da Novaprolink e oferece um atendimento personalizado e diferenciado na venda do CP-Pro. Além disso, seus consultores são altamente capacitados para ministrar treinamentos e encontrar soluções de utilização do sistema no escritório.

Telefone: (21) 2224-8029
E-mail: grupofour@grupofour.com.br
Website: http://www.grupofour.com.br

Você já conhecia o CP-Pro? Conte-nos sua experiência!

No próximo post falaremos sobre o Perceptools.

Até breve!

Encarando a necessidade do crescimento com um pequeno orçamento

Todos os Escritórios tem a intenção de crescer e conquistar novos clientes, mas nem sempre isso é possível devido ao orçamento que o crescimento impõe.

Orçar as finanças do escritório é prever o futuro para evitar surpresas negativas. Destaco o uso da palavra "prever", de probalidade, logo, esse orçamento pode sofrer alterações ao longo do ano, principalmente se o escritório for capaz de antecipar-se aos acontecimentos futuros.

Percebo que a adoção de algumas práticas podem facilitar esse crescimento, sem exigir um grande investimento, são elas:

1 - Definir o papel de cada um  - para crescer é preciso que toda a equipe esteja ciente do papel de cada um no escritório;

2 - Planejar - Planejar o crescimento é essencial. Onde quero chegar? Quando quero chegar? Como quero chegar?;

3 - Estabelecer metas -  As metas devem conter prazos e um responsável pelo acompanhamento das mesmas. São essenciais metas de faturamento, redução de custos e metas ligadas ao interesse do cliente;

4 - Sistema de gestão - Utilize um sistema que atenda o escritório do início ao fim do processo. Sistemas incompletos acabam sendo mais caros (pois será necessário utilizar mais de um controle) e geram insegurança.

Todas as Metas e Práticas estabelecidas pelo escritório devem ser cumpridas criteriosamente, pois só assim será possível medir a evolução e avaliar a necessidade de mudanças.

A importância da auditoria nos processos de Contencioso de Massa

Todos sabemos das dificuldades encontradas pelos escritórios de advocacia no controle dos processos de contencioso de massa. Quanto maior o volume, maior a necessidade de controle e, consequentemente, mais gastos com contratação de pessoal, software e etc.

Ocorre que todo o aparato disponibilizado no mercado hoje ainda não garante que tudo esteja correndo exatamente como esperado e sempre fica aquele receio do aparecimento de um "elefante branco" escondido na gaveta de algum advogado ou estagiário.

E como evitar, ou minimizar esses riscos?

A Auditoria Jurídica interna de processos é uma das saídas! 

A Auditoria Jurídica tem por objetivo analisar processos judiciais em andamento ou finalizados e verificar se todos os requisitos contratuais foram cumpridos. Com isso, para os processos em andamento é possível rever e notificar o cliente das possibilidades de êxito, bem como dos riscos processuais.

Por outro lado, a auditoria permite que o escritório identifique os processos cujos prazos ou orientações do cliente deixaram de ser seguidos e, com isso, consegue negociar saídas jurídicas para a solução do processo, evitando, em muitos casos, a aplicação das multas previstas contratualmente. Além de demonstrar transparência com o cliente, ao identificar a "causa"do problema, o Escritório tem a chance de orientar sua equipe e evitar novas falhas.

A auditoria consiste, resumidamente, nos seguintes procedimentos:

1- Consulta junto aos Tribunais Estaduais e Federais de todas (ou parte) das ações em andamento patrocinadas pelo Escritório;

2 - Confronto das informações obtidas nos Tribunais e contidas no Escritório;

3 - Levantamento dos procedimentos administrativos adotados pela equipe interna;

4 - Registro das não conformidades identificadas nos processos/procedimentos;

5 - Elaboração de plano de ação para corrigir as não conformidades;

6 - Acompanhamento e implementação do plano de ação;

Aproveitem o final do ano e façam esse "check-up" nos processos. Um trabalho bem estruturado e com bons profissionais consiste em uma ótima ferramenta de Marketing Jurídico para o Escritório!

O que as empresas esperam dos escritórios?

Já falamos aqui da importância do marketing juridico e, ele volta a ser assunto nesse post, afinal, ter um plano de marketing para promover a imagem do escritório, bem como suas atividades possibilitará uma enorme vantagem competitiva no mercado.

Dentre outras coisas, as empresas esperam que os escritórios tenham as informações em tempo quase real, estatisticas, probabilidades. Para atender essa necessidade, o escritório deve manter seu sistema gerencial o mais atualizado possivel e com o máximo de informações administrativas, que muitas vezes, são essenciais para o cliente.

Certo é que o trabalho intelectual acaba perdendo um pouco seu brilho nas demandas comuns e torna-se um diferencial apenas quando há uma demanda específica, que é tratada à parte.

Hoje, muitos escritórios estão optando pela certificação da ISO 9001, que, na visão das empresas, demontra que o escritório possui uma sistemática para organizar seus procedimentos e, consequentemente, há uma melhoria no regularização de toda documentação e maior facilidade na gestão dos processos.

Percebe-se que ao falarmos de expectativa empresa x escritório, nos referimos sempre ao programa juridico e sua atualização. Pesquisando sobre esse assunto, descobri um novo sistema, o Percept Tools, que promete ler suas intimações, interpretá-las e classificá-las. Ainda não vi o sistema funcionando e sequer sei elencar os prós e contras, mas, a principio, parece atender muito bem e suprir os erros humanos com agendamento de prazos, e ainda, reduzir o número de funcionários no escritório.

Se esse programa fizer tudo o que promete, nossa, será um sonho realizado! Sistema atualizado em tempo real é igual a relatórios perfeitos, no prazo e, consequentemente, cliente satisfeito! Tem marketing melhor que esse?

A utilização de software jurídico em escritório de contencioso de massa

Olá,

Nesse post vou falar um pouquinho sobre a importância do escritório possuir um sistema de controle e acompanhamento de processos próprio, ou seja, diferenciado daquele que o cliente exige.

Certa vez visitei um escritório que gerenciava mais de 3000 processos do contencioso de massa de uma empresa e, questionei qual era o sistema que eles usavam e como era feita essa alimentação. A resposta que obtive foi: nós controlamos tudo pelo excel!

Nada contra o excel, ok pessoal? Mas, sabemos que a grande maioria dos advogados não domina muito bem planilhas, quanto mais criá-la com o recurso necessário para fornecer todas os dados que podem ser solicitados pelo cliente a qualquer momento...

Ultrapassado o meu primeiro susto, pedi para ver a planilha. Era uma planilha simples, destinada ao controle de prazos do escritório e só. Digo "e só" porque ao meu ver, o escritório pode e deve controlar muito mais do que apenas prazos processuais, até porque, isso qualquer advogado faz e o escritório esta sendo pago pra isso, certo?

Existem diversos controles que são essenciais para o escritório destacar-se nesse mercado competitivo. Possuir um software jurídico é uma forma de gerenciar e armazenar essas informações de forma prática e assertiva.

O grande segredo do software é que ele deve ser alimentado com o máximo de informações possíveis, pois quanto mais completo, maior o número de relatórios passíveis de extração, consequente, maior a possibilidade de marketing do escritório.

Muitos softwares já possuem uma versão virtual, que permite o acesso por qualquer máquina e é gerenciado através de permissões fornecidas aos usuários.

Então, o software jurídico é a solução para os problemas de gestão do escritório? não!

Antes de escolher o software é imprescindível conhecê-lo bem, definir como será a alimentação das informações e treinar as pessoas para a utilização correta. Verificar que tipo de informações o escritório pretende gerar para o cliente também é muito importante nesse momento.

É necessário também avaliar se o software possui outros gerenciadores, como por exemplo, financeiro, documentos, contato com o cliente, entre outros.

O software pode ser fundamental para o gerenciamento de processos e procedimentos, marketing jurídico, gestão de pessoas e contas, porém é necessário um estudo prévio e investimento em treinamento para que a "mágica" funcione.

Abraços e até a próxima!

A importância do Marketing Jurídico nos escritórios que atuam com contencioso de massa

Certamente o marketing jurídico é uma atividade muito recente e que ainda tem um longo caminho pela frente, mas hoje é essencial para a manutenção e divulgação do escritório no mercado. Por ser um serviço caro, acaba sendo desprezado pelos escritórios que atuam com contencioso de massa.

Mais do que concentrar esforços na captação de novos clientes, o papel do marketing jurídico é a manutenção do cliente já existente e, se possível, a expansão do contrato. Atender bem o cliente enviando relatórios dentro do prazo estipulado e cumprindo as cláusulas contratuais não demonstram o diferencial do escritório, muito pelo contrário, esse é apenas o básico.

“Manter um cliente custa cinco vezes menos que conquistar um novo.”

Philip Kotler

É preciso demonstrar ao cliente o que o escritório tem de diferencial dos demais e é nesse momento que o conhecimento de marketing jurídico fala mais alto. E como fazer isso? Abaixo seguem algumas dicas:

a) Emitir boletins com as informações relevantes do escritório - O cliente não deseja receber um milhão de emails de forma desordenada, para tanto, defina uma periodicidade e um modelo adequado para a divulgação dessas informações.

b) Mostre-se acessível - Deixe o seu cliente seguro de que sempre que ele precisar, saberá quem procurar e onde encontrar. Os escritórios de contencioso de massa possuem uma rotatividade de pessoal muito alta e por isso, os clientes precisam sentir segurança que a informação que ele precisa será prestada no momento certo. Ter o contato com o advogado responsável pelo caso, ou com o coordenador que está totalmente inteirado e envolvido no processo é um diferencial para o cliente.

c) Leve assuntos relevantes para as reuniões - Quando o cliente convoca o escritório para uma reunião, ele espera que o advogado saiba do assunto que está sendo discutido e que o escritório lhe apresente idéias novas. Fazer uma reunião "monólogo" é improdutivo e passa uma péssima impressão ao cliente.

d) Mantenha o ambiente do escritório tão atrativo quanto era quando foi contratado - Não deixe de reservar um espaço para o atendimento de clientes diferenciados.

A produtividade dos advogados de contencioso

Olá!

Uma das questões mais difíceis de serem avaliadas é a produtividade dos advogados que atuam no contencioso de massa. Muitos escritórios encontram grande dificuldade no momento de premiar a equipe por uma meta alcançada, pois não há como mensurar a participação de cada advogado no resultado.

Primeiramente é importante ressaltar o papel do gestor no envolvimento da equipe como um todo. Cabe a ele estabelecer os objetivos e o comportamento compatível a fim de comprometer os advogados com a meta estabelecida. Essa interação com a equipe facilitará na avaliação subjetiva de cada um dos integrantes do time.

De posse desse resultado, o gestor poderá utilizar as duas notas (meta alcançada + nota subjetiva) e premiar o advogado proporcionalmente ao resultado obtido.

Para quem atua na advocacia de massa é muito importante a premiação diferenciada (por atuação), pois essa é uma área que, apesar de não valorizada, exige um profissional com características específicas, dentre as quais se destacam, a organização, dedicação, poder de comando, iniciativa, agilidade de raciocínio, segurança e amplo conhecimento em processo civil.

Escritório ou Empresa?

No intuito de ser um diferencial no mercado de trabalho, os escritórios de advocacia estão procurando formas de se especializarem cada vez mais. E essa especialização não é apenas voltada para a carreira jurídica, e sim, para a gestão de pessoas e processos (procedimentos).

Hoje, os escritórios já enxergam a necessidade de se organizarem internamente e já percebem que é imprescindível se portarem como verdadeiras empresas, grandes ou pequenas, não importa, mas com capacidade de administração do todo.

Na minha opinião, essa mudança é extremamente visível nos escritórios que atuam na advocacia de massa. Para que o escritório possa realmente se sobressair, ele precisa, dentre outras coisas, criar mecanismos que demonstrem o seu diferencial.

Por óbvio que essa transformação requer tempo e dedicação, pois o escritório deixa de ser apenas um escritório de advocacia para tornar-se uma empresa com departamentos organizados e independentes capaz de atender o seu cliente de forma integral (em todas as áreas).

Quando os sócios começam a pensar como empresas, automaticamente veem a necessidade de investir primeiramente na gestão da equipe, que será a responsável por fornecer relatórios gerenciais necessários ao marketing do escritório.

Outra questão muito importante é o software utilizado pelo escritório, pois ele será a principal ferramenta para a elaboração dos relatórios. Logo, uma das premissas para a apresentação de relatórios consistentes e confiáveis é que o sistema interno esteja alimentado de forma correta e completa, mas isso será tema de outro post.

Todas essas ferramentas são vitais para o crescimento e amadurecimento do escritório de advocacia.

Obrigada e até a próxima!

Abraços,