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16/06/2014

Você escalou um time vencedor pro seu Escritório?

Olá,

Aproveitando o clima de copa, vamos falar hoje sobre time.

A palavra time significa um grupo de pessoas empenhados numa mesma tarefa, com o mesmo objetivo. Originalmente essa palavra significava "conjunto de animais unidos entre si". Era utilizada como sinônimo de puxar, referindo-se aos bois que puxavam o arado.

Atualmente usamos muito essa palavra quando nos referimos à importância da união do grupo e seu resultado.

O Felipão conhece cada um da sua equipe e sabe exatamente o que acontece no seu time, para que possa "gerenciá-lo" de modo que eles alcancem suas metas, mas e você, conhece o seu time? Você sabe o que acontece dentro do seu escritório? Você conhece o método de gestão utilizado pelos líderes do seu escritório? Você possui algum método de gestão?

Se a sua resposta foi não, esse pode ser um dos motivos do alto turnover de advogados, baixa produção e motivação da equipe e até mesmo conquista de novos clientes.

Vou dar um exemplo do cotidiano que aconteceu comigo na semana passada e que tem tudo a ver com isso: combinei de jantar com uma amiga num restaurante japonês da minha rua que eu ia sempre e adorava. Optamos pelo rodízio e ali começaram os problemas. Todos os pedidos que fazíamos vinham incompletos ou simplesmente errados, até que o gerente foi até a mesa e falou baixinho que depois me explicava o que estava acontecendo. Ao sairmos do restaurante o gerente veio atras e explicou que não poderia nos entregar os pedidos como solicitados porque o sushiman quando contrariado (isso quer dizer quando pedem algo diferente do padrão que ele esta acostumado) ele larga a cozinha e vai embora. O que mais me impressionou é que ele não parou por ai, quando percebeu que estávamos totalmente insatisfeitas, começou a contar todos os problemas do restaurante. Disse que o dono do restaurante não o escutava, que ele era "a voz do cliente" mas o dono não deixava ele participar das reuniões, que ele achava tudo ali muito caro, mas que o dono não queria reduzir os valores, que muitos clientes estavam insatisfeitos e que ele também achava um absurdo as coisas que aconteciam no restaurante.

Fui embora frustrada e indignada com tudo o que aconteceu. Minha vontade era perguntar se ele trabalhava pro restaurante ou pro concorrente que fica na mesma rua. Com certeza o dono não conhece o gerente suficiente e não sabe que as atitudes da sua equipe (gerente, sushiman e garçonete) estão fazendo com que os clientes deixem de frequentar seu estabelecimento.

Essa situação é muito comum dentro de Escritório de advocacia e é justamente por isso que no último ano percebemos inúmeras cisões. Se o "dono" do negócio não tem olhos nem ouvidos para sua equipe, tem que estar preparado para ficar sem ela...

O problema é ainda maior quando essa equipe leva junto parte ou todos os clientes. Sabe o que isso significa? 
  1. O sócio não valorizou a equipe de forma que a cativasse a crescer dentro do próprio escritório;
  2. O escritório deixou de ser a referência do cliente. Provavelmente o relacionamento e o cuidado com o cliente também ficava na mão da equipe, sem os olhos do "dono do negócio".
Quando não conhecemos a nossa equipe, não temos um método de gestão eficaz e não temos controle do nosso negócio estamos sujeitos "ao acaso". 

A equipe é detentora de informações valiosas do escritório. Não deixe que ela fique nas mãos de pessoas que não sabem como torná-la um time vencedor. Cuide dela!

Abraços,

11/06/2014

É Copa do Mundo, e o que eu tenho com isso?

Não se fala em outra coisa! O assunto do momento é a Copa do mundo e tudo que ela causou ou deixou de causar no país.

Independente do que esta acontecendo no mundo lá fora, o seu escritório provavelmente vai parar durante alguns dias esse mês. Seja porque é feriado, seja porque todos estarão com os olhos e ouvidos grudados na televisão.

Que tal aproveitar esse tempo para rever o quão burocrático é o seu escritório? Reclamamos muito de tudo que acontece no país, da janela pra fora do nosso escritório, mas será que já paramos para olhar pra dentro de casa?

Se você deseja modernização mas não abre mão da impressão de todos os relatórios, sorry, você precisa mudar seus conceitos!

Se você deseja mais clientes mas continua trancado no seu escritório esperando o telefone tocar, sorry, você precisa mudar seus hábitos!

O Brasil se reinventou. Certo ou errado, a Copa do mundo vai acontecer! #vaitercopa

E você?? Até quando vai continuar com idéias arcaicas e olhando apenas a janela do vizinho? Reinvente-se! Arrisque-se! 

Vai Brasil!



01/07/2013

Tratar atividade como um "negócio" é tendência jurídica

Confira a reportagem da Mobidomo que fala de tendências na advocacia como Negócio rentável.
SÃO PAULO
Em um mercado cada vez mais competitivo, no qual os escritórios de pequeno e médio portes chegam a representar 99% da advocacia, a profissionalização tem sido uma necessidade para a sobrevivência das bancas. Tratar o escritório como uma empresa, o que até bem pouco tempo era visão apenas dos grandes, tornou-se vital no setor jurídico. 
Hoje dois fatores potencializam a profissionalização das bancas: o primeiro é o crescimento de investimentos econômicos no País, o segundo é a modernização do Poder Judiciário, que obriga os escritórios a se profissionalizarem e a investir em sistemas de tecnologia para poder gerir os processos judiciais. 

Especialistas em gestão de escritórios de advocacia apontam os elementos básicos para manter um banca no mercado de trabalho com alto de poder de competitivo. Segundo eles, para sustentar com saúde o escritório, é preciso uma visão geral da economia e da globalização, a utilização de técnicas modernas de administração e, acima de tudo, tratar o escritório como um négocio que precisa fundamentalmente crescer e ter continuidade. 
Segundo Fábio Soares professor de pós-graduação, MBA e LLM da Escola de Economia e Escola de Direito da Fundação Getulio Vargas (FGV), a profissionalização da advocacia vai além da otimização dos processos. 

"Quando usamos o termo otimizar passa a ideia de que o escritório deve comprar um software e ele estará inserido na sociedade da informação", diz Soares. 
De acordo com ele, a profissionalização dos escritórios precisa de outros elementos na gestão da banca que passa por: rotinas administrativas mapeadas, planejamento estratégico, conhecimento do seu cliente final, além de manter um plano de carreira claro e estabelecido com seus associados. "Se o escritório não tiver uma inteligência de negócios forte ele acaba se perdendo pela falta do que a sociedade da informação exige para a evolução do judiciário e pelo aumento do consumo", diz Soares. 
Dores do crescimento 
O professor explica que a grande crise da advocacia se dá quando o escritório começa a crescer e não consegue administrar esse desenvolvimento. "O advogado não estuda para ser um gestor jurídico do ponto de vista operacional do escritório, ele foi formado para ser técnico de direito" , diz Soares. 
O especialista defende que o ideal é a banca planejar essa profissionalização, mesmo que seja trazendo alguém de fora para que isso aconteça. 
Outra opção destacada por Soares é que um sócio seja transformado num administrador legal. "Com um profissional nessa posição, o escritório propicia o controle de seus clientes e associados, e tem uma nítida visão da concorrência e de sua posição no mercado", diz Soares. 
De acordo com a sócia da Mobidomo Consultoria, Juliana Mollet "a profissionalização da advocacia é uma tendência e os empresários do direito estão em fase de transição para uma nova era focada na gestão integrada de processos e pessoas". 
Para Mollet, as rotinas das bancas jurídicas modernas demandam níveis de organização e gestão especializadas que sejam compatíveis com o nível de excelência exigido nos serviços vendidos e referenciados. 
A advogada enfatiza, ainda, que os conceitos de administração e gestão que vem de fora do País são disseminados como modelo por algumas das grandes bancas. "No entanto, podem ser totalmente adequados à empresas jurídicas de qualquer porte. E o fundamental é que o advogado possa se ver inserido nessa nova realidade adaptada à sua linguagem e ao seu formato de gestão do escritório", diz. 
Mollet e a sócia Marcia Bicudo entendem a importância do tema e formataram um trabalho inovador de Administração Legal totalmente customizado para necessidades e tendências desse mercado jurídico. "O que mais buscam os 'neoadvogados', empresários visionários do direito, é o aumento de produtividade e resultados em seu negócio. Esse objetivo é plenamente alcançável por meio do planejamento estratégico focado em pessoas e na gestão dos processos", complementa Márcia Bicudo.

15/02/2013

Analisando os Softwares Jurídicos do mercado - Parte 1: CP-PRO

E como prometido, vamos falar sobre alguns softwares jurídicos disponíveis no mercado.

A escolha do software jurídico influencia diretamente no tipo de administração do escritório, condução de processos e Marketing jurídico que o escritório deseja.

Inicialmente, os softwares eram criados, em sua grande maioria, para gerenciar a agenda e o conteúdo dos processos. Hoje, com a mudança no perfil dos clientes, muitos softwares se adaptaram e são verdadeiros gerenciadores de processos, porém, não conseguem substituir a figura de um coordenador, logo, nem pense em substituir o seu gerente/coordenador pelo software! 


Gerenciar processos não é gerenciar o escritório! 

Escolhi 3 softwares para debater aqui com vocês, são eles: CP-Pro, Perceptools (já falei deles aqui) e Integra.

Vamos começar falando do CP-PRO.




O CP-Pro é um sistema modular e atende escritórios de advocacia de todos os portes. O sistema evoluiu muito nos últimos anos e hoje proporciona muitas facilidades para os escritórios. 

Além das tradicionais ferramentas de agenda e acompanhamento de processos, o CP-Pro possui os módulos:

  • Contratos
  • Serviços extraprocessuais
  • Marcas e Patentes
  • Time Sheet
  • GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)
  • Relatórios
  • Auditoria










O módulo Financeiro merece ser comentado a parte. Esse é um módulo que no inicio gera muito trabalho, pois é necessário cadastrar as informações de todos os contratos e escrever todas as regras do mesmo, mas o resultado é muito valioso e gera informações importantíssimas para o sócio do escritório, por isso não deixe de utilizá-lo! Você sabe qual é o seu contrato mais rentável?? Onde precisa investir mais? O Financeiro tem essa resposta para você!

Obs: Importante ressaltar que o CP-Pro permite que o administrador do sistema defina que tipo de acesso cada usuário tem, portanto, não tenha medo de usar essa ferramenta dos Deuses com receio de que outras pessoas acessem o seu financeiro. Isso, quem define é você!

A nova versão também contempla um módulo de BI (Business Inteligence), que é capaz de gerar gráficos super interessantes para o escritório.

Fonte: http://tecnologia.novaprolink.com.br/3/produtos/249/cp-pro


Destaque

  • REX


O CP-Pro possui uma ferramenta chamada "REX" que permite o monitoramento das publicações dos processos cadastrados e o recebimento das informações por e-mail. Essa ferramenta é ótima para controlar os prazos, pois é uma segurança a mais e pode substituir os famosos "recortes" do Diário oficial.

Busquei no site da Novaprolink algumas informações a mais sobre essa ferramenta:

"Para proporcionar segurança das informações, a Novaprolink desenvolveu várias ferramentas que fazem uma minuciosa auditoria em todos os estágios de captura e processamento de um Diário. 
Além disso, com o tratamento dado a estes estágios, grande parte dos Diários origina duas bases de pesquisa para o Rex: uma Base de Recortes e outra de Páginas, de forma que são realizadas duas pesquisas simultaneamente para cada monitoramento. Essa tecnologia de pesquisa redundante possibilita aumentar a eficácia na localização das ocorrências.  O Rex permite ainda uma pesquisa complementar por pessoas, ou seja, será feita uma pesquisa referente ao processo e outra referente ao advogado ou partes, os resultados serão comparados para informar a você se ainda existem ocorrências para o advogado/partes que não estão associadas aos processos cadastrados."
  • Mobile

Também é possível ter acesso aos processos pelo seu Iphone e Ipad. Chega de carregar peso com ínumeras pastas!  Uma pena que essa versão só esteja disponível para quem tem Iphone. Pessoas que usam Android, como eu, ficam de fora dessa novidade!

Contato

O Grupo Four é representante autorizado da Novaprolink e oferece um atendimento personalizado e diferenciado na venda do CP-Pro. Além disso, seus consultores são altamente capacitados para ministrar treinamentos e encontrar soluções de utilização do sistema no escritório.

Telefone: (21) 2224-8029
E-mail: grupofour@grupofour.com.br
Website: http://www.grupofour.com.br

Você já conhecia o CP-Pro? Conte-nos sua experiência!

No próximo post falaremos sobre o Perceptools.

Até breve!

30/01/2013

Gestão da Qualidade na área jurídica


Não é de hoje que o consumidor analisa a qualidade dos produtos e serviços que adquire. Desde a década de 20 são desenvolvidas técnicas de avaliação e mensuração da variabilidade da qualidade dos produtos. Desde então, essas técnicas são aprimoradas e utilizadas em todo mercado industrial e comercial. Ok, mas estamos falando do mundo jurídico, certo? E você deve estar se perguntando o que isso influência no seu dia a dia, no seu negócio e eu respondo: TUDO!

Primeiramente vamos entender um pouco o conceito de Qualidade (um pouco mesmo, pois há um vasto e completo material disponível para quem deseja se aprofundar nesse tema).

Algumas "personalidades" do mundo da administração definem qualidade da seguinte forma:

Qualidade é a adequação ao uso. (JURAN, 1974)‏
Qualidade é a conformidade do produto às suas especificações. (CROSBY, 1979)
Qualidade consiste na capacidade de satisfazer desejos. (Edwards, 1968)‏

Qualidade é o grau de excelência a um preço aceitável e o controle da variabilidade a um custo aceitável. (Broh, 1982)

A qualidade deve ser aplicada não só na administração do escritório de uma maneira geral, e sim na manutenção do cliente existente e no investimento em novos clientes.


Para que sua gestão da qualidade seja eficiente deve-se considerar três pilares muito importantes: pessoas, ferramentas e metodologia. 

Pessoas - É imprescindível a indicação de um líder para a condução da gestão da qualidade. 

O grande problema dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é a ausência de definição de papéis. Com a correria do dia a dia falta tempo para treinamento e o resultado disso é catastrófico! Muitas vezes percebe-se que um assunto esta sendo tratado por várias pessoas ao mesmo tempo, sem que uma soubesse da outra, e com isso, nunca sobra tempo para a Qualidade.

Ter um líder de qualidade é estar por dentro das mudanças ocorridas no mundo. Além de conhecer as mudanças é imprescindível entender como elas afetam o seu negócio, o seu resultado. Se a regra do jogo muda, deve-se mudar o modo de jogar! 

Ferramentas - As ferramentas utilizadas para avaliar e acompanhar a qualidade vão ser tratadas nesse post em dois tópicos, separando as utilizadas pelo escritório das utilizadas pelos departamentos jurídicos.

Escritórios:
Bom, todos já sabem da importância do software jurídico, certo? (Fevereiro será o mês do Software aqui no Blog, aguardem!).

O próprio software já é uma ferramenta poderosa de qualidade, como já falamos aqui em outras oportunidades, pois facilita o controle de processos e prazos.

Além disso, alguns documentos contribuem para a implantação da qualidade, tais como: 

  • Manual de procedimentos internos (Manual de Gestão do Escritório),  que define todas as atividades administrativas e jurídicas; 
  • Regimento Interno do escritório, que define as regras gerais do escritório, como vestimenta e conduta dos funcionários e,
  • Plano de Carreira, que define os critérios para a promoção dos advogados e estagiários.
As ferramentas acima descritas só serão eficazes se, além de implantadas, forem disseminadas na equipe. Para isso, utilizamos também reuniões pré definidas (treinamento jurídico, treinamento administrativo, reuniões de acompanhamento de pendências) como ferramentas de análise da qualidade. 

Avaliar constantemente os profissionais que atuam no escritório é outra forma de analisar a qualidade. A Gestão de pessoas, que ainda é uma questão deixada de lado em muitos escritórios, influencia diretamente no resultado do cliente.

Ainda temos inúmeras ferramentas, como o Programa 5S, diagrama de Pareto, diagrama de efeito e causa, matriz de priorização e tantas outras que podem ser utilizadas pelos escritórios, porém é importante que todos saibam que o objetivo da utilização de ferramentas da qualidade vai muito além de atingir metas. Ao meu ver, a qualidade só será atingida quando todos entenderem que é necessário uma mudança de comportamento, de cultura.  

Departamentos Juridicos:

Algumas ferramentas apresentadas acima são perfeitamente aplicadas quando falamos em qualidade dos departamentos jurídicos. Sendo assim, vamos falar daquelas que podem ser utilizadas pelos departamentos jurídicos para avaliar a qualidade do escritório.

Podemos elencar as seguintes práticas:

  • Análise de dados fornecidos pelos escritórios - Essa análise deve ser rotineira e precisa. Não tem coisa pior do que precisar dos dados do processo e o sistema estar totalmente desatualizado, não é mesmo?
  • Treinamento envolvendo equipe do escritório - Do que adianta escrever manuais, enviar e-mails com procedimento, se a única pessoa que lê esse material é você? Acreditem, eu já estive em um escritório que o sócio "soltou" a seguinte frase "no mundo real não temos tempo pra ler manuais e procedimentos enviados por e-mail". Desde então optei por reforçar o treinamento presencialmente, sempre que possível, e diretamente com a equipe que atua nos processos do cliente, afinal, enviar o material não é garantia de leitura e utilização do mesmo. 
  • Análise de cumprimento dos itens contratuais e procedimentos internos - Após o treinamento você já estará apto para cobrar o cumprimento dos itens contratuais e procedimentos internos.
  • Análise Jurídica - Você sabe exatamente qual é o entendimento do judiciário acerca das teses que o escritório contratado utiliza? Você tem conhecimento do conteúdo das peças confeccionadas pelo escritório contratado? Pois é dessa análise jurídica que estamos falando! Criar uma ferramenta de controle e acompanhamento que possa ajudar não só o departamento jurídico, e sim a empresa como um todo. Conhecer mais a fundo o entendimento do judiciário e utilizar essa informações como fonte de alimentação para os procedimentos internos.
Metodologia - Conceitualmente, metodologia é o campo em que se estuda os melhores métodos praticados em determinada área para a produção do conhecimento.

Para não me estender demais (acho que esse post já ficou bem grandinho), trataremos esse tópico em outra oportunidade.

E vocês, utilizam de outras ferramentas para fazer a Gestão da Qualidade? Compartilhem suas experiências!

Abraços,